Login / Primeiro Acesso
Acesse o sistema e faça seu primeiro login para começar a usar o OtimizAPP.
Acesse o endereço do sistema no seu navegador (ex: app.otimizapp.com.br).
Digite seu e-mail e senha fornecidos pelo administrador.
Clique em "Entrar".
Na primeira vez, troque sua senha em Perfil > Alterar Senha para garantir a segurança da sua conta.
Criar Conexão WhatsApp
Conecte seu número de WhatsApp ao sistema para começar a receber e enviar mensagens.
No menu superior, clique em "Administração".
No submenu, clique em "Conexões".
Clique no botão "+ Adicionar WhatsApp".
Dê um nome para a conexão (ex: "WhatsApp Principal").
Clique em "Salvar".
Escaneie o QR Code com o WhatsApp do celular. No celular, vá em Configurações > Aparelhos conectados > Conectar aparelho.
Aguarde a conexão ficar com status "Conectado" (verde).
Use um chip exclusivo para o atendimento. Não use seu WhatsApp pessoal.
Criar Filas de Atendimento
Organize seus atendimentos criando filas por setor ou departamento.
No menu "Administração", clique em "Filas".
Clique em "+ Adicionar Fila".
Preencha o nome da fila (ex: "Vendas", "Suporte", "Financeiro").
Escolha uma cor para identificação visual da fila.
Defina a mensagem de saudação da fila (opcional).
Clique em "Salvar".
Crie filas separadas por setor (Vendas, Suporte, Financeiro). Isso organiza o fluxo de atendimento e facilita a gestão da equipe.
Criar Usuários / Atendentes
Cadastre os atendentes que vão utilizar o sistema e defina suas permissões.
No menu "Administração", clique em "Usuários".
Clique em "+ Adicionar Usuário".
Preencha os campos: Nome, E-mail e Senha.
Selecione o Perfil: "Admin" (acesso total) ou "Atendente" (apenas atendimentos).
Atribua as filas que esse usuário poderá atender.
Clique em "Salvar".
Cada atendente só verá os tickets das filas que estiver vinculado. Assim você controla quem atende o quê.
Atribuir Fila à Conexão
Vincule as filas de atendimento à sua conexão WhatsApp para direcionar as mensagens corretamente.
Volte em "Administração" > "Conexões".
Clique no ícone de editar (lápis) na conexão desejada.
Na seção "Filas", selecione quais filas receberão mensagens dessa conexão.
Clique em "Salvar".
Uma conexão pode ter várias filas. As mensagens serão distribuídas conforme o chatbot ou menu configurado.
Painel de Atendimentos
Conheça o painel principal onde você gerencia todas as conversas com seus clientes.
Clique em "Atendimentos" no menu superior.
No lado esquerdo você verá a lista de tickets (conversas).
Use os filtros (Filas, Status) para encontrar conversas específicas.
Clique em um ticket para abrir a conversa.
No lado direito, você verá o chat com o cliente.
Tickets com bolinha verde são novos. Amarela = aguardando. Vermelho = atrasado.
Enviar Primeira Mensagem
Aprenda a iniciar uma conversa e enviar sua primeira mensagem pelo sistema.
No painel de Atendimentos, clique em "+ Novo Atendimento".
Digite o número do telefone (com DDD, sem +55).
Selecione a conexão e a fila.
Clique em "Iniciar Conversa".
Digite a mensagem no campo de texto na parte inferior da tela.
Clique em Enviar ou pressione Enter.
Você também pode enviar áudios, imagens, documentos e vídeos clicando nos ícones ao lado do campo de mensagem.
Respostas Rápidas
Crie atalhos para mensagens que você envia com frequência e ganhe agilidade no atendimento.
No menu "Administração", clique em "Respostas Rápidas".
Clique em "+ Adicionar".
Preencha o Atalho (ex: /saudacao, /preco, /horario).
Escreva a Mensagem completa que será enviada ao usar o atalho.
Clique em "Salvar".
Para usar: no chat, digite "/" e a lista de atalhos aparecerá automaticamente. Selecione o desejado.
Use atalhos curtos e intuitivos. Suas respostas rápidas economizam muito tempo no dia a dia!
Chatbot / Robôs
Configure um chatbot para atender automaticamente e direcionar seus clientes para a fila correta.
No menu "Automações", clique em "Chatbot".
Clique em "+ Adicionar Chatbot".
Configure as opções do menu: números (1, 2, 3...) ou texto.
Para cada opção, defina: mensagem de resposta, fila de destino ou sub-menu.
Ative o chatbot e vincule a uma conexão.
Comece com um menu simples (1-Vendas, 2-Suporte, 3-Financeiro) e vá evoluindo aos poucos conforme a necessidade.
Agendamentos
Agende mensagens para serem enviadas automaticamente em uma data e hora específicas.
No menu lateral, clique no ícone de Agenda (calendário).
Clique em "+ Novo Agendamento".
Selecione o contato, data, hora e escreva a mensagem.
Escolha a conexão para envio.
Clique em "Agendar".
O sistema enviará automaticamente na data e hora programada.
Use agendamentos para lembretes, cobranças e follow-ups automáticos. Nunca mais esqueça de retornar para um cliente!
Campanhas
Envie mensagens em massa para uma lista de contatos de forma programada.
No menu superior, clique em "Campanhas".
Clique em "+ Nova Campanha".
Defina: Nome da campanha, Conexão e Mensagem.
Importe a lista de contatos (arquivo CSV ou seleção manual).
Defina a data/hora de início e o intervalo entre mensagens.
Clique em "Iniciar Campanha".
Respeite o intervalo entre mensagens (mínimo 20 segundos) para evitar bloqueio do WhatsApp.
Envios em massa podem causar bloqueio do seu número. Use com moderação e sempre com contatos que autorizaram o recebimento.
Kanban
Visualize seus atendimentos em um quadro Kanban e acompanhe o progresso de cada conversa.
No menu lateral, clique no ícone de Kanban (quadro).
Você verá as colunas com os tickets organizados por status.
Arraste tickets entre colunas para mudar o status da conversa.
Clique em um ticket para abrir a conversa diretamente.
Use filtros por fila, atendente e tags para refinar a visualização.
O Kanban é ideal para equipes de vendas acompanharem o funil de conversão. Visualize rapidamente em que etapa cada cliente está.
Parabens! Voce concluiu o manual.
Agora voce ja sabe como configurar e usar o OtimizAPP. Se tiver duvidas, entre em contato com nosso suporte.